Eine Social-Recruiting-Agentur gewinnt Bewerber über Meta-Ads, übertrug sie aber von Hand ins ATS und ins CRM: doppelte Statuspflege, langsame Rückmeldungen, Automationen, die nicht verlässlich feuerten. Wir haben die Übergabe automatisiert.
Ausgangslage: Bewerber von Hand durch zwei Tools schieben
Eine Social-Recruiting-Agentur gewinnt für ihre Kunden Bewerber über Meta-Ads. Die Anzeigen liefen, das Problem saß dahinter. Ein Bewerber füllte das Meta-Lead-Formular aus, danach begann Handarbeit.
Jemand kopierte die Daten ins Bewerber-Tool (Recruitee) und ein zweites Mal ins CRM (Close). Der Status wurde doppelt gepflegt, einmal hier, einmal dort. Das hatte handfeste Folgen:
- Bewerber landeten erst nach Stunden im Tool, nicht in Minuten.
- Rückmeldungen an Bewerber kamen langsam. Im Recruiting ist das oft der Unterschied zwischen Termin und Absprung.
- Die hinterlegten Automationen (Einladung, Absage) feuerten nicht verlässlich, weil der Status in beiden Systemen auseinanderlief.
Baustein 1: Die Aufnahme automatisieren
Der erste Baustein ist die Aufnahme der Bewerber. Wir haben die Meta Instant Forms über die Meta Lead Ads API angebunden. Jeder neue Lead läuft automatisch in ein Google Sheet und von dort per API in Recruitee, das ATS.
Damit ist der manuelle Übertrag weg. Ein Bewerber, der das Formular abschickt, steht in Minuten als Kandidat im Tool statt Stunden später. Das Google Sheet in der Mitte ist bewusst gewählt: Es ist die Kontrollschicht, in der du jederzeit siehst, was reingekommen ist, und die sich ohne Entwickler anfassen lässt.
Baustein 2: Ein Status als gemeinsame Wahrheit
Der zweite Baustein löst das eigentliche Problem, die doppelte Statuspflege. Wir haben einen bidirektionalen Cron-Sync zwischen der Stage in Recruitee und dem Status in Close gebaut.
Änderst du den Status in einem System, zieht das andere automatisch nach. Es gibt vier saubere Bewerber-Status, die in beiden Systemen dasselbe bedeuten. So ist der Status eine gemeinsame Wahrheit, keine zwei konkurrierenden Listen mehr.
Das ist die Voraussetzung dafür, dass die Automationen greifen. Weil der Status verlässlich ist, feuern Einladung und Absage genau dann, wenn sie sollen. Zusätzlich landen die Antworten aus dem Meta-Formular automatisch als Notiz im CRM. Der Recruiter öffnet den Kontakt und hat den Kontext sofort, ohne zwischen Tabs zu springen.
Der Stack und der Umgang mit Bewerberdaten
Bewusst gängige Bausteine, nichts Exotisches:
- Meta Lead Ads API für die Aufnahme der Formulardaten.
- Google Sheets als Kontroll- und Übergabeschicht.
- Recruitee-API für das ATS.
- Close-API für das CRM.
- n8n und Python-Cron für die Automationen und den bidirektionalen Sync.
Bewerberdaten sind sensibel, deshalb ist DSGVO Teil des Baus und kein Anhang. Die Daten werden zweckgebunden verarbeitet, mit klarer Status- und Löschlogik.
Wie es jetzt im Betrieb läuft
Was sich im Tagesgeschäft ändert, lässt sich ohne Zahlenakrobatik beschreiben:
- Niemand überträgt mehr Bewerber von Hand zwischen Formular, ATS und CRM.
- Es gibt einen Status statt zwei, gepflegt an einer Stelle, gültig in beiden Systemen.
- Die Automationen für Einladung und Absage feuern verlässlich, weil der Status stimmt.
- Bewerber bekommen schneller eine Rückmeldung, weil sie sofort im Tool sind und der Prozess sie nicht liegen lässt.
Für eine Agentur, die das für mehrere Kunden gleichzeitig macht, ist das kein Detail. Der Bauplan lässt sich pro Kunde wiederholen, jeder Kunde bekommt seine eigene Pipeline nach demselben Muster.
Was das für dich bedeutet
Wenn du Bewerber über Meta gewinnst und danach Daten von Hand zwischen zwei Tools schiebst, verlierst du an genau der Stelle Zeit und Kandidaten, an der es am meisten weh tut: bei der ersten Rückmeldung.
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Schreib uns, welche Tools du im Einsatz hast (ATS, CRM, Formularquelle), und wir zeigen dir, wie deine Bewerber-Pipeline aussehen würde.