Ein mittelständischer Speiseeis-Hersteller aus Norddeutschland bekam Bestellungen per E-Mail und tippte sie von Hand ins ERP. adsbird hat daraus eine automatische Strecke gebaut, die aus jeder Bestell-Mail direkt einen Auftrag in weclapp macht.
Ausgangslage: Bestellungen per Mail, Abtippen von Hand
Ein mittelständischer Speiseeis-Hersteller aus Norddeutschland beliefert Gastronomie, Eisdielen und Handel im B2B. Die Bestellungen trudelten den ganzen Tag per E-Mail ein: mal als kurze Liste im Fließtext, mal als Tabelle, mal als lockerer Zweizeiler vom Stammkunden.
Jede dieser Mails musste jemand von Hand ins ERP (weclapp) übertragen. Position für Position, Menge für Menge, dazu der passende Versandtermin. Das kostet Zeit, es ist stumpfe Arbeit, und bei jedem manuellen Übertrag schleicht sich irgendwann ein Zahlendreher ein. Genau die Fehler, die später in der Kommissionierung oder beim Kunden auffallen.
Was wir gebaut haben
adsbird hat einen eigenständigen Dienst gebaut, der genau diesen Übertrag übernimmt. Der Ablauf in drei Schritten:
- Postfach lesen: Der Dienst hängt sich per IMAP an das Bestell-Postfach und liest eingehende Mails automatisch aus.
- Positionen erkennen: Aus dem Mailtext werden Artikel und Mengen herausgezogen und den richtigen Produkten zugeordnet.
- Auftrag anlegen: Über die weclapp-API entsteht daraus direkt ein Auftrag im ERP, ohne dass jemand tippt.
Der Stack ist bewusst schlank gehalten: Python für die Logik, IMAP für den Mailzugriff, die weclapp-API als Anbindung ans ERP. Das Ganze läuft als eigener Dienst auf Railway, rund um die Uhr.
Der Knackpunkt: Mengenprüfung und Versandtermine
Der Teufel steckt bei so einer Automation im Detail. Zwei Punkte waren entscheidend, damit im ERP nichts Falsches landet.
Mengenprüfung nur auf den Hauptpositionen
Viele Artikel sind Stücklisten, im ERP hängen also Kind-Positionen (BOM) unter der eigentlichen Bestellposition. Ein naiver Plausibilitätscheck würde diese Kinder mitzählen und falsche Mengen melden. Der Dienst prüft die Mengen deshalb ausschließlich auf den Hauptpositionen und nimmt die Stücklisten-Kinder sauber aus. So bleibt der Check aussagekräftig, ohne Fehlalarme zu produzieren.
Versandtermin automatisch richtig setzen
Der Versand läuft immer am Folgetag. Bestellungen, die freitags eintreffen, werden automatisch auf Montag gelegt, statt aufs Wochenende zu fallen. Diese Regel steckt fest in der Logik, die Disposition muss also nicht mehr bei jedem Auftrag mitdenken.
Und der Anfang der Kundenbeziehung: der Funnel
Zusätzlich zur Bestellstrecke haben wir die Neukunden-Seite automatisiert. Auf der Website läuft ein Quiz-Funnel, gehostet auf Cloudflare Pages. Wer ihn ausfüllt, landet nicht in einer Excel-Liste, sondern direkt strukturiert im ERP.
Aus einem ausgefüllten Funnel entsteht in weclapp automatisch:
- ein Kunde mit den übermittelten Daten,
- der passende Ansprechpartner,
- eine Verkaufschance, damit der Lead im Vertriebsprozess sichtbar ist,
- und eine Wiedervorlage, damit niemand vergessen wird.
Damit ist der Weg vom ersten Interesse bis zum sauber abgelegten Datensatz genauso automatisiert wie die laufende Bestellabwicklung.
Wie es läuft und was sich ändert
Seit der Dienst läuft, fällt das manuelle Abtippen weg. Eine Bestellung, die per Mail reinkommt, ist am selben Tag als Auftrag im ERP erfasst, nicht erst, wenn jemand Zeit hatte, sie abzutippen.
Was sich konkret ändert:
- Das Risiko von Tippfehlern bei Positionen und Mengen ist raus.
- Die Versanddisposition stimmt automatisch, inklusive der Freitag-auf-Montag-Regel.
- Das Team steckt seine Zeit wieder in Produktion und Kundenkontakt statt in Dateneingabe.
Wir versprechen hier bewusst keine erfundene Prozentzahl. Der Punkt ist einfacher: Ein wiederkehrender, fehleranfälliger Handgriff ist verschwunden und läuft jetzt zuverlässig im Hintergrund.
Was das für dich bedeutet
Wenn bei dir jeden Tag Bestellungen per Mail reinkommen und jemand sie ins ERP tippt, ist das genau der Fall, den wir hier gelöst haben. Es muss nicht Speiseeis sein und nicht weclapp: Überall, wo strukturierte Informationen aus E-Mails von Hand in ein System wandern, lässt sich derselbe Ansatz bauen.
adsbird arbeitet dabei nach einem klaren Prinzip: eine Person plant, baut und übergibt. Du bekommst einen Dienst, der deine echten Sonderfälle kennt (Stücklisten, Versandregeln, Datenqualität), nicht ein Baukastentool, das an deinen Ausnahmen scheitert.
Wenn du wissen willst, wie das für deine Auftragsabwicklung aussieht, meld dich bei adsbird. Wir schauen uns deinen konkreten Bestelleingang an und sagen dir ehrlich, was sich automatisieren lässt und was nicht.