Schritt für Schritt von Klaviyo zu HubSpot: Profile und Felder mappen, Listen und Segmente übertragen, Events erhalten, Test-Migration und ein sauberer Cutover ohne verlorene Daten oder doppelte Mails.
Warum Klaviyo und HubSpot nicht eins zu eins passen
Klaviyo ist auf E-Commerce und E-Mail-Flows ausgelegt, HubSpot ist ein breiteres CRM mit Vertrieb und Service. Das heißt: Die beiden modellieren Daten unterschiedlich. Was in Klaviyo ein Profil-Attribut oder ein Event ist, hat in HubSpot nicht automatisch ein Gegenstück. Eine Migration ist deshalb kein Kopiervorgang, sondern eine Übersetzung.
Wer das unterschätzt und einfach einen CSV-Export importiert, verliert genau die Daten, die später wehtun: Einwilligungsstatus, Kaufhistorie, Verhaltensereignisse. Die Arbeit steckt nicht im Transfer, sondern im sauberen Mapping davor. Wie wir das aufsetzen, steht auf der HubSpot-Seite.
Felder-Mapping: die eigentliche Arbeit
Am Anfang steht eine Liste: Welche Felder gibt es in Klaviyo, welches Gegenstück bekommen sie in HubSpot. Standardfelder wie Name, E-Mail und Telefon sind einfach. Spannend wird es bei benutzerdefinierten Eigenschaften: Kundenwert, Lieblingskategorie, Quelle. Für jede entscheidest du, ob sie mitwandert, wohin, und in welchem Format.
Achte auf Datentypen und Werte. Ein Datum, das in Klaviyo als Text steht, muss in HubSpot ein Datumsfeld werden, sonst kannst du nicht danach filtern. Auswahlfelder brauchen exakt passende Optionen, sonst landen Werte im Nirgendwo. Dieses Mapping schriftlich festzuhalten ist Pflicht, es ist später die Landkarte für die Kontrolle.
Listen, Segmente und der Unterschied dazwischen
Klaviyo trennt Listen (feste Mitgliedschaft) und Segmente (dynamisch, regelbasiert). HubSpot hat statische und aktive Listen mit ähnlicher Logik. Feste Listen übernimmst du als Mitgliedschaft, dynamische Segmente baust du in HubSpot über die passenden Eigenschaften neu nach.
Wichtig: Ein Segment ist nur so gut wie die Felder, auf denen seine Regel beruht. Deshalb hängt dieser Schritt direkt am Mapping. Wenn die Felder sauber gewandert sind, lassen sich die Segmente in HubSpot rekonstruieren. Fehlt ein Feld, fällt das genau hier auf, weshalb du Listen und Segmente erst nach geprüftem Mapping anfasst.
Events und Historie erhalten
Hier wird es technisch. Klaviyo speichert Verhaltensereignisse wie geöffnete Mails, Käufe und Seitenaufrufe. HubSpot kennt solche Daten auch, aber das Modell ist anders. Manche Ereignisse bildest du als Custom Events ab, andere fasst du zu Eigenschaften zusammen, etwa Datum des letzten Kaufs oder Zahl der Bestellungen.
Sei ehrlich darüber, was du wirklich brauchst. Nicht jedes historische Event muss mit. Oft reichen die verdichteten Kennzahlen, um Segmente und Flows in HubSpot weiterzuführen. Die vollständige Roh-Historie zu migrieren ist aufwendig und selten den Aufwand wert. Was nötig ist, klären wir im Vorgespräch über Kontakt.
Test-Migration mit einer kleinen Menge
Niemand migriert beim ersten Versuch alles auf einmal. Du nimmst eine kleine, repräsentative Stichprobe, etwa ein paar hundert Kontakte mit unterschiedlichen Eigenschaften, und ziehst sie nach HubSpot. Dann prüfst du gegen das Mapping: Stimmen die Felder, sind die Datentypen richtig, ist der Einwilligungsstatus korrekt, greifen die Segmente.
Diese Test-Runde deckt die Probleme auf, die im Mapping auf dem Papier nicht sichtbar waren: ein Feld mit unerwarteten Werten, ein Datumsformat, das kippt, eine Dublette. Erst wenn die Stichprobe sauber durchläuft, migrierst du den Rest. Das spart dir, den Fehler tausendfach zu wiederholen.
Cutover ohne doppelte Mails
Der Cutover ist der Moment, in dem HubSpot übernimmt. Der größte Risikopunkt: Beide Systeme senden gleichzeitig und Kontakte bekommen Mails doppelt, oder eine automatische Strecke feuert versehentlich an alle. Deshalb braucht es eine klare Regel, welches Tool ab wann was sendet.
Praktisch heißt das: Aktive Flows in Klaviyo pausieren, bevor die entsprechenden Workflows in HubSpot scharf geschaltet werden. Eine kurze Parallelphase, in der Klaviyo nur noch läuft, was HubSpot noch nicht abdeckt, ist normal. Nach dem Umschalten beobachtest du Zustellraten und Abmeldungen genau. Diesen Plan setzen wir als Modul mit Festpreis um, der Aufbau bleibt dein Eigentum. Details unter Marketing-Automation und Preise.